Peran Arsip Dalam Organisasi dan Masyarakat
Tidak dapat kita sangkal lagi, bahwa kalau orang awam mendengar kata “Arsip“, maka timbul imajinasi yang maksud dan tujuannya banyak merugikan kedudukan petugas kearsipan atau bidang kearsipan.
Pengalaman membuktikan bahwa orang awam atau pegawai yang belum mengerti masalah arsip, kalau mendengar kata “ arsip”, maka terbayanglah pada mereka dengan tumpukan berkas kertas atau surat-surat yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang semerawut ( baca : kacau ) dan petugas-petugasnya biasanya sudah tua-tua, serta kurang terdidik.
Pandangan semacam inilah kadang-kadang dapat menghambat perkembangan kearsipan di setiap instansi. Merombak “ image “ yang selama ini sudah bertahun-tahun lamanya dengan cepat, memang tidaklah mudah sebagai mana kita bayangkan semula.
Apalagi petugas kearsipan tidak diberikan kesempatan untuk memperbaiki nasibnya sendiri ditambah lagi tidak ada perhatian sama sekali dari pembuat kebijakan dimasing-masing instansi di bidang kearsipan, dan lebih menyedihkan pula, kalau petugas kearsipan menyerah pada keadaan puas pada keadaanya sekarang, maka mereka tetap terbenam dalam tumpukan-tumpukan arsip dan tidak diketahui atau tidak diperhatikan kegiatan-kegiatannya sehari-hari dalam membantu kelancaran tugas bidang-bidang lainnya.
Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kurang fasilitas, kurang pegawai yang terampil, dan tanggap, kurang di perhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebagainya.
Memang dalam keadaan demikian siapapun tidak akan tertarik terhadap bidang kearsipan. Apalagi kalau terdapat kebijaksanaan yang salah terhadap masalah kearsipan, yaitu kalau ada pegawai yang membuat kesalahan atau kurang disenangi, maka pegawai tersebut “ dibuang” ke unit kearsipan.
Dan setiap ada pegawai yang membuat kesalahan atau tidak disiplin selalu di mutasikan ke unit kearsipan. Bayangkan lama-kelamaan seluruh pegawai unit kearsipan akan penuh “ pegawai buangan” semua ini mengakibatkan pula frustasi bagi pegawai yang bersangkutan, serta akibat yang lebih membahayakan lagi banyak arsip-arsip yang berserakan dimanan-mana, sulit ditemukan kembali, kemudian akibat yang fatal lagi, yaitu arsip-arsip dijual-belikan di pasar-pasar menjadi pembungkus kacang goreng, sayuran, tahu goreng dan sebagainya. Kejadian semacam ini merusak pula citra unit kearsipan di instansi tersebut, yang aripnya dijual-belikan.
Untuk mencegah kejadian semacam ini pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkan dan pengertian terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus di sebarluaskan, sehingga petugas kearsipan dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di seluruh instansi di mana mereka bertugas.
PENGERTIAN ARSIP DAN TUJUAN KEARSIPAN
Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia adalah warkat , pada dasarnya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula ( dalam Basir Barthos : 1990 ).
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah : surat-surat, kwitansi, faktur pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu tanda penduduk, foto-foto, pita suara, disket, hard disc, mikro film dan sebagainya.
Berdasarkan Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 , menetapkan bahwa yang dimaksud arsip adalah :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara , pemerintah daerah ,lembaga pendidikan ,perusahaan ,organisasi politik ,organisasi kemasyarakatan ,dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Selain itu arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat di pertanggungjawabkan.
Sedangkan tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
PERAN SERTA MASYARAKAT DALAM KEARSIPAN
Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan. Peran serta masyarakat dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip dilaksanakan dengan cara:
a. Menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan “menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban” adalah senantiasa menciptakan arsip (perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan) atas berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan sehingga menumbuh dan mengembangkan budaya sadar arsip pada masyarakat dan dapat melindungi masyarakat atas hak-hak keperdataan, hak atas kekayaan intelektual, dan mendukung ketertiban administrasi pemerintahan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundangundangan “menyimpan dan melindungi arsip” adalah memelihara arsip yang dimilikinya sesuai dengan kaidah dan standar kearsipan sehingga arsip tersebut dapat terlindungi dan senantiasa dapat digunakan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip dilaksanakan dengan cara:
a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
“menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan” adalah menyerahkan arsip statis yang dimiliki untuk dikelola oleh lembaga kearsipan nasional, provinsi, atau kabupaten/kota. Tanpa melepaskan asal-usul penciptanya, arsip tersebut menjadi khazanah lembaga kearsipan dan sebagai memori kolektif untuk dimanfaatkan bagi kepentingan publik.
b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga Negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini; “melaporkan kepada lembaga kearsipan” adalah melaporkan tindakan melawan hukum tersebut kepada lembaga kearsipan nasional, provinsi, dan kabupaten/kota.
c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait. Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip serta memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA.
“melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip” adalah melakukan upaya dan tindakan penyelamatan secara terkoordinasi dengan pihak-pihak terkait yang memiliki kewenangan dan kompetensi, sehingga penyelamatan arsip dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif. Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung dilaksanakan dengan cara:
a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan;
b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
“menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip” adalah berperan serta dan berpartisipasi dalam kearsipan sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya, seperti bidang teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan arsip, dan pelestarian arsip, khususnya ketika terjadi bencana kearsipan.
PENTINGNYA ARSIP
Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta serta masyarakat selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengka, cepat dan benar huruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Dari penjabaran diatas tampak bahwa arti pentingnya arsip ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.
Selain itu arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan terkumpul, tersimpan, terawat dan teratur dengan baik.
Mengingat peran kearsipan sangat penting dalam organisasi dan masyarakat maka penulis sebagai pendidik dibidang kearsipan mempunyai keinginan dan harapan untuk mengembangkan ilmu kearsipan sebagai ilmu yang bermanfaat di segala aspek kehidupan masyarakat dengan cara memberikan pemahaman kepada peserta didik dilingkungan akademik tempat mengajar dan mensosialisasikannya kepada masyarakat di berbagai kesempatan serta memberikan saran kepada pembuat kebijakan untuk melaksanakan tugas pemerintahan dalam pelayanan publik dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan serta perhatian secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan berhasil guna.
Penulis berpendapat bidang kearsipan mempunyai fungsi yang strategis dalam membuat kebijakan baik di instansi pemerintah maupun swasta dalam mencapai tujuan organisasi. Penulis berkeyakinan dengan diangkatnya tema “Peran Arsip Dalam Organisasi dan Masyarakat” layak untuk menjadi nominasi pemenang dalam program Pendidik Inspiratif FIFASTRA 2015 karena akan dapat memberikan kesadaran dan pemahaman kepada pembaca untuk mengelola, menyimpan,dan memelihara arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Bidang kearsipan jangan dipandang sebelah mata, arsip merupakan tulang punggung organisasi harus dikelola dengan baik dan di lestarikan. Terima kasih. (sumber)
Penulis: Papang Yudi Prasetyo, S.Sos,M.Si
BACA JUGA
