Pengelolaan Arsip di DPK Kaltim lewati Banyak Tahapan
Pengelolaan arsip di DInas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim dilakukan dengan pelbagai prosedur. Termasuk jika sebuah arsip akan dimusnahkan harus melalui tahapan-tahapan tertentu.
Sekadar informasi, jenis arsip sendiri beragam seperti arsip statis, dinamis, arsip aktif, inaktif hingga arsip usul musnah. Nah, arsip usul musnah itu termasuk dalam dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi dan boleh dimusnahkan.
Namun untuk mencapai jenis arsip usul musnah, tidaklah sembarangan. Sebagai perangkat daerah yang bertanggung jawab mengelola arsip, DPK Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) harus melalui berbagai tahapan.
Pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) Arsiparis Penyelia, Ana Palyantisari menjelaskan ada tahapan untuk menilai jenis arsip. Yakni menggunakan jadwal retensi arsip.
“Jadi kita menilai arsip menggunakan jadwal retensi arsip kemudian menggunakan nilai guna arsip. Nilai guna arsip yang mengandung kesejarahan,”
Kata Ana, sebelum melakukan penilaian arsip, dimulai dengan membentuk tim penilai. Tugas dari tim penilai arsip itu adalah menilai arsip mana yang masuk kategori usul musnah atau perlu disimpan.
Namun sebelum bertugas, tim terlebih dahulu mendapatkan SK Gubernur. Barulah tim penilai bekerja menilai arsip. Dan dicatat melalui notulensi. “Misal yang dinilai 15 ribu berkas, kemudian hasilnya arsip statis 100 berkas, sisanya menjadi arsip usul musnah,”
Ana menjelaskan kalau biasanya pada tahun keenam, sebuah dokumen bisa menjadi kategori usul musnah. Tapi dengan catatan tertentu dari jadwal retensi arsipnya.
“Misal suatu dokumen, aktif di suatu unit kerja dan disimpan selama dua tahun. Kemudian menjadi inaktif. Dan dipindahkan ke record center unit kearsipan (setelah 2 tahun aktif), yang berada di sekretariat masing-masing OPD,” terangnya.
Kemudian inaktif selama tiga 3 tahun, hasil dari aktif + inaktif itu, pada tahun ke 6 dokumen itu sudah bisa dimusnahkan. “Nah itu yang dimaksud jadwal retensi arsip,” kata Ana.
Bentuk pemusnahannya, ribuan kertas dokumen itu, nantinya akan dipotong-potong menjadi limbah kertas untuk kemudian akan didaur ulang. (ens/jek/nus)
BACA JUGA
KREDIT
