DPK Kaltim Dampingi Pemkab Paser Implementasi Arsip Dinamis
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim memberikan pendampingan kepada Pemkab Paser memalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Paser. Terkaigt implementasi arsip dinamis.
Pemkab Paser telah mengeluarkan Peraturan (Perbup) Nomor tahun 2023 tentang instrument pengelolaan arsip. Pada Senin 4 Desember 2023 Pmekab melakukan sosialisasi implementasi perbup tersebut kepada seluruh organisasi perangkat daerah.
DPK Kaltim pun turut serta hadir mendapingi dan menjadi narasumber dalam kegiatan yang dilaksanakan di Hotel Bumi Paser tersebut.
Dalam kesmepatan itu, Arsipasris Ahli Madya Bidang Pengelolaan Arsip apda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Dewi Susanti menjadi narasumber mengatakan. Bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
“Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip,” kata Dewi.
Untuk membuat keseragaman dalam sistem arsip, kata Dewi. dibuat penggunaan kode klasifikasi, penentuan hak akses dan keamanan serta penentuan masa simpan arsip dalam keseluruhan proses pengelolaan arsip dinamis.
Ia menerangkan, diperlukan klasifikasi arsip untuk membuat pola pengaturan arsip secara berjenjang mulai dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori.
Selain itu ada juga kode klasifikasi yang digunakan berupa simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
“Ada juga tahapan pemberkasan yaitu penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilik hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah.” Papar Dewi.
Arsip yang sudah lama, lanjut Dewi, diperlukan kegiatan penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan asip inaktif dari unti pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
“Kita sebut Jadwal retensi arsip (JRA), yaitu daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arisp, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,” terang Dewi.
Melalui Perbup ini, Dewi berharap tercipta arsip yang tersusun baik sehingga bisa yang mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif, sistemik, dan simultan. (adv/red)
BACA JUGA
KREDIT
