Cara Disperindagkop Kaltim Mengelola Arsip Secara Berkelanjutan
Disperindagkop Kaltim memiliki cara tersendiri dalam pengelolaan arsip yang tertata dan berkelanjutan. Itu dibuktikan dengan adanya sistem pengelolaan arsip yang jelas. Mulai dari pengumpulan hingga penyimpanan yang tertata rapi di gedung arsip.
Tim Arsiparis Sekertariat Dinas Perindustrian, Perdsgangan, Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah (UMKM)Kaltim, Tisya mengungkapkan pengelolaan arsip ini melalui beberapa tahapan.
“Pengelolaan arsip disini biasanya. Kan arsip ini dari pengumpulan undangan terus dan SPT nya dikumpulkan jadi satu,” ungkapnya, Rabu 29 November 2023.
Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik sangat penting bagi setiap organisasi. Arsip dapat dijadikan sebagai bukti dan dokumen penting untuk berbagai keperluan, seperti penegakan hukum, penelitian, dan perencanaan.
Tisya menjelaskan pengelolaan arsip di Disperindagkop Kaltim dilakukan secara berjenjang. Arsip yang dihasilkan oleh setiap unit kerja di Disperindagkop Kaltim akan dikumpulkan oleh arsiparis di unit kerja tersebut.
Kemudian, arsip tersebut akan dikirim ke arsiparis di Sekretariat Disperindagkop Kaltim untuk dilakukan pengolahan lanjutan. “Misal ada acara rakor, pertama apa rapat. Terus undangan, keuangannya, SPJ an konsumsinya harus 1 bundel,” katanya.
Setelah identifikasi, arsip tersebut akan disimpan di ruangan arsip dan diberi pelabelan berupa tahun arsip dan jenis arsip yang disimpan tersebut.
Sedangkan untuk perawatan arsip tersebut, Disperindagkop Kaltim menggunakan AC yang tidak akan mati selama 24 Jam. “Perawatannya jangan matikan AC karena ac ini 24 jam ada air purifier di bawah itu. Pokoknya untuk tahun ini pengelolaan arsip harus serius,” pungkasnya. (adv/kf/red)
BACA JUGA
KREDIT
