Indeks Kearsipan Naik-Turun, DPK Kaltim Genjot Pembinaan OPD
Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur (Kaltim) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan hingga kini gencar melakukan pembinaan terhadap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai upaya menyadarkan OPD agar tertib arsip, sekaligus untuk meningkatkan indeks kearsipan.
Pengelolaan kearsipan masih menjadi pekerjaan rumah Pemprov Kaltim. Belum semua OPD melakukan pengelolaan sesuai standar. Hal ini salah satunya karena kecakapan atau kompetensi yang belum memadai.
Pemprov Kaltim pun melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan terus melakukan pembinaan kepada organisasi perangkat daerah (OPD).
“Sebagai upaya menyadarkan OPD agar tertib arsip, sekaligus untuk meningkatkan indeks kearsipan,” sebut, Arsiparis Ahli Muda Bidang Pembinaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Zainuddin, Minggu (25/11/2024).
Dalam tiga tahun terakhir, indeks kearsipan Kaltim berada dalam angka fluktuatif. Tahun 2021 sebesar 71,81 dengan kategori sangat baik. Lalu, tahun 2022 turun menjadi 67,96 atau baik, dan tahun 2023 naik menjadi 70,09 atau sangat baik.
Dari angka ini, terlihat konsistensi pengelolaan yang masih naik-turun. Kesadaran dan motivasi diperlukan agar indeks kearsipan Provinsi Kaltim stabil bahkan terus naik.
DPK Kaltim menargetkan hingga akhir tahun nanti, angka indeks bisa menyamai yang diperoleh pada 2021. Ia juga menegaskan tertib administrasi merupakan hal penting, karena segala kegiatan yang dilakukan hari ini dan diarsipkan secara tertib, maka hal itu akan menjadi sejarah pada masa depan.
“Selain itu arsip juga bisa menjadi menyelamatkan kita dan bangsa. Maksudnya begini, ketika ada kegiatan yang tidak diarsipkan dengan tertib, kemudian pada masa mendatang ada masalah pidana yang diperlukan alat bukti, maka arsip tersebut harus tersedia,” katanya.
Jika alat bukti berupa arsip tersebut tidak disimpan atau hilang, lanjutnya, maka pelaku bisa disangka menghilangkan alat bukti. Sehingga hal ini harus menjadi perhatian kepada semua OPD untuk tertib administrasi agar tidak terlibat masalah hukum.
Ia menjelaskan indeks kearsipan yang didapat Kaltim pada 2023 sebesar 70,09 itu berasal dari dua nilai yakni 40 persen merupakan nilai dari audit/ pengawasan kearsipan oleh DPK Kaltim ke OPD, kemudian 60 persen merupakan nilai audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ke DPK Kaltim.
“Tahun lalu nilai kami jatuh di 40 persen itu yakni dari enam OPD yang kami bina, tidak semuanya berjalan dengan baik, walaupun masih lebih baik ketimbang OPD lain yang belum kami bina. Belajar dari pengalaman ini, maka pembinaan kepada OPD pada 2024 kembali ditingkatkan,” kata Zainuddin. (adv/nus)
BACA JUGA
KREDIT
