Belajar Sistem Penyimpanan Arsip, Agar Pengelolaan Arsip Jadi Baik!

Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Banyak aktivitas yang menyebabkan menumpuknya informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Tapi belum semua penyipanan arsip terkelola dengan baik. Ya, Artikel ini menjawab sistem penyimpanan arsip yang baik.

Kearsipan merupakan salah satu unsur penting dalam sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor, organisasi pemerintah, swasta atau perorangan.

Sedangkan sistem manajemen kearsipan bisa diartikan sebagai perencanaan, pengawasan, pelatihan, pengorganisasian, pengembangan, serta kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip.

Sistem kearsipan ini dikembangkan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Sehingga efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem tersebut.

Tujuan dari sistem manajemen kearsipan itu adalah memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa atau kegiatan yang nyata. Selain itu juga sesuai manajemen operasi organisasi yang efektif dan efisien.

Menurut Suraja (2006), sistem manajemen kearsipan adalah rangkaian aktivitas mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat proses pengurusan arsip.

Sedangkan, undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan bahwa penyelenggara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Pengelolaan arsip sendiri dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan pada arsip dan sumber daya yang mengurus arsip.

Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?

Setiap perusahaan atau organisasi biasanya memiliki arsip yang disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.

Menurut Muhidin dan Winata (2016), sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa mendatang.

Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sedangkan, Wursanto (2001) mengatakan sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi.

Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna.

Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Misalnya, penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip bisa membantu kegiatan Kearsipan.

Selanjutnya

Baca Juga:
Kenali 5 Jenis Sistem Kearsipan yang Bisa Dilakukan