Badan Arsip Kaltim Terima Kunjungan Dinkes Bontang, Belajar Pengelolaan hingga Pemusnahan Arsip
Badan Arsip Provinsi Kaltim dibawah naungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim (DPK) Kaltim menerima kunjungan dari Dinkes Kota Bontang. Untuk belajar pengelolaan hingga pemusnahan arsip.
Para pegawai Dinkes Bontang ini melakukan studi lapangan setelah melakukan Bimtek tata kearsipan dan tata naskah dinas. Dilakukan sejak Kamis 30 November hingga Jumat 1 November 2023.
Pada hari pertama, sebanyak 44 peserta dari Dinkes Bontang tersebut. Mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas. Pelatihan ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Kemudian dihari kedua, peserta melakukan orientasi lapangan ke DPK Kaltim. Dalam kunjungan hari ke dua ini. Peserta dibagi menjadi dua kelompok. Kelompok pertama mengunjungi ruang studio mini untuk menonton video tentang pengelolaan arsip. Kelompok kedua mengunjungi depo arsip untuk melihat langsung penyimpanan arsip statis.
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palianti Sari menjelaskan, bahwa orientasi lapangan di hari kedua ini, para peserta di perkenalkan bagaimana pengelolaan arsip.
Mulai dari arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan setelah itu kemudian di pelihara. Hingga dilakukan penyusunan arsip di rak rak arsip.
“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan di putarkan sebuah vidio profil dinas dpk yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari dinas dpk daerah itu sendiri,” ungkapnya, Jumat 1 Desember 2023.
Selanjutnya, para peserta juga diarahkan ke depo arsip atau tempat penyimpanan arsip yang dimilik DPK Kaltim. “Terus terang aja dari peserta bimtek pengelolaan arsip belum memahami apa itu arsip statis sendiri,” jelasnya.
Ana menegaskan bahwa penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah sendiri tersebut penting dilakukan. Agar arsip-arsip tersebut terhindar dari kehilangan arsip. “Mulai dari penciptaan sampai ternjadi pemhusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan di serahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ujarnya.
Dengan telah terlaksanakannya Bimtek dan orientasi lapangan yang dlakukan dua hari ini. Ana berharap para peserta Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaam arsip ini.
“Mudah-mudahan dengan kunjungan orientasi lapangan. Mereka mempunyai kesadaran untuk melaksanakan penyerahan arsip statis kelembaga daerah agar di pelihara, di rawat dan di kelola oleh lembaga kearsipan daerah,” jelasnya.
Sementara itu, Owner We Organizer (WO), Sri Wulandari mengungkapkan pemberian pengetahuan tentang tata kelola arsip ini penting di lakukan secara rutin ke seluruh dinas-dinas terkait.
“Setiap kedinasan kan ada arsip-arsip statis yang bisa jadi fokus yang harus disimpan harus diarsipkan dengan betul, seperti data keuangan itu penting,” jelasnya. (adv/kf/red)
BACA JUGA
KREDIT
