Pentingnya Daftar Arsip sebelum Masuk Record Center
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur menekankan pentingnya daftar arsip sebelum masuk ke record center.
Hal itulah yang kemudian dilakukan Setda Provinsi Kaltim pada 9 biro yang dibawahinya. Menitikberatkan pengelolaan kearsipan pada daftar arsip.
“Itu berlaku bagi setiap biro yang akan memasukkan arsipnya ke record center Setda Kaltim. Daftar arsip itu untuk mempermudah penyusunan arsip,” kata Analis Kebijakan Ahli Muda atau Sub Koordinator Persuratan dan Arsip Setda Kaltim Heldi.
Record center penting untuk mengelola arsip inaktif dari unit kerja. Sebelum kemudian diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini DPK Kaltim, setelah memasuki jadwal retensi yang sesuai yakni sekitar 7 hingga 10 tahun lebih.
Namun kepemilikan record center di Pemerintah Provinsi Kaltim sendiri belum merata. Hingga saat ini belum semua OPD memiliki record center. Beberapa ada yang memiliki dan sudah terkelola dengan baik.
“Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim termasuk yang telah memiliki record center kearsipan. Namun tidak memiliki tenaga pengelonya alias arsiparis. Sehingga pengelolaan kearsipan cukup terkendala,” tambah Heldi.
“Kalau ada penyerahan arsip kami terima sesuai daftarnya. Misalnya ada biro menyerahkan ke kami, itu harus ada daftarnya. Sama kayak kami menyerahkan ke DPK,” jelas Heldi Senin 27 November 2023.
Heldi bilang, pihaknya hanya mencontoh penerapan arsip dari DPK Kaltim selaku leading center penerapan pengelolaan dna penataan kearsipan. Karena Setda Kaltim termasuk OPD yang masuk dalam binaan. Ditambah DPK Kaltim mrmang sudah baik dalam pengelolaan kearsipannya. (jek/nus)
BACA JUGA
KREDIT
