Mengenal Arsip dan Manfaatnya Bagi Kehidupan
Apa yang Anda tahu ketika mendengar kata
? Dokumen? Kumpulan berkas?. Ternyata Arsip memiliki banyak manfaatnya. Namun sayangnya masih banyak orang yang belum peduli akan hal tersebut. Karena itu mari kita mengenal dunia kearsipan atau arsip, dari asal-usul hingga manfaatnya bagi kehidupan.
Merujuk pada wikipedia, Arsip dikenal juga dengan nama pertinggal. Adalah sebuah kumpulan warkat atau dokumen bersejarah dalam media apa pun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “arsip” memiliki pengertian dokumen tertulis. Misalnya seperti surat, akta, dan sebagainya. Lalu arsip berupa lisan seperti pidato, ceramah, dan sebagainya. Atau bergambar berbentuk ffoto, film, dan sebagainya.
Tak hanya itu, dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas). Juga bentuk elektronik seperti pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya. Biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut.
Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda, di antaranya adalah arsip harus autentik dan tepercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal-usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle of original order).
Jenis Arsip
Secara jenis, arsip memiliki dua jenis. Yaitu arsip konvensional dan media baru. Arsip konvensional seperti arsip kertas. Sedangkan arsip media baru, seperti arsip film mikro, kaset, dan sebagainya.
Pengenalan lainnya, yaitu Arsip Statis dan Arsip Dinamis.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan.
Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-emanfaatan Arsip. Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order).
Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:
Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).
Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan. Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:
Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Dari pengertian diatas tadi betapa pentingnya arsip bagi kehidupan. Baik sehari-hari maupun pekerjaan. Dengan memiliki arsip yang baik Anda sudah memiliki history, jejak, bukti, fakta, apapun dari masa lampau.
Sudah kah kamu mempunyai arsip kehidupan ? Yuk, rapihkan arsip mu.
BACA JUGA
KREDIT
