Sistem Kearsipan OPD Kaltim Masih Berantakan, DPK Kaltim Siapkan Solusinya
Sistem kearsipan OPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Kalitm dinilai masih berantakan. DPK Kaltim sudah menyiapkan solusinya, yang diharapkan seluruh OPD dapat menjalankannya.
Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti mengungkapkan solusi tersebut yakni, segera beralih ke Srikandi guna menata arsip mereka.
Karena saat ini, masih banyaknya OPD di lingkungan Pemprov Kaltim yang hingga kini, masih menggunakan sistem manual dalam pengarsipannya. “Arsip dinamis aktif dan inaktif harus ditata dengan baik sehingga arsip itu kala diperlukan oleh bapak pimpinan dengan sangat mudah ditemukan dalam bentuk berkas, ” ungkap Dewi.
Apalagi, masih banyaknya OPD di Kaltim yang belum memiliki record center untuk menyimpan secara teratur arsip-arsip mereka. Sehingga, memungkinkan arsip-arsip tersebut, menjadi sulit ditemukan dan berisiko rusak atau hilang.
“Berkas tidak disimpan di dalam gudang begitu, dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” jelas Dewi.
Oleh karena itu, Dewi menekankan kepada seluruh perangkat daerah. Agar membenahi beberapa hal yang perlu diperbaiki dalam sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim yakni pertama, seluruh OPD yang ada di Kaltim harus memiliki record center.
Record center ini penting sebagai pusat penyimpanan data arsip yang dimiliki oleh setiap perangkat daerah.
“Terkadang arsip itu begitu selesai tahun anggaran habis atau mungkin arsipnya sudah lampau ganti tahun dokumen itu diikat dan ditumpuk di gudang barang,” jelasnya.
Lebih lanjut, Dewi juga menekankan agar para perangkat daerah lebih intens dalam pembuatan daftar arsip.
Menurutnya daftar arsip ini penting. Saat instansi menyerahkan arsip-arsip mereka ke Kearsipan Kaltim. Dan dilengkapi berita acara dari pemilik arsip saat menyerahkan arsip tersebut. “Kemudian Lembaga kearsipan akan memvalidasi untuk kategori arsip yang bersifat vital atau statis permanen yang harus diabadikan,” jelasnya.
Ia juga menekankan agar seluruh OPD di lingkungan Kaltim dapat segera beralih ke aplikasi pengelolaan arsip dinamis yakni Srikandi yang berfungsi untuk membantu pengelolaan arsip di OPD-OPD Kaltim. “Kami berharap dengan adanya pengenalan aplikasi Srikandi dan pelatihan pengelolaan arsip, sistem kearsipan di OPD-OPD di Kaltim dapat menjadi lebih baik,” pungkasnya. (adv/kf/red)
BACA JUGA
KREDIT
