Dinas Pertanian PPU Punya Strategi dalam Merawat dan Mengamankan Arsip
Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) memiliki strategi khusus dalam merawat dna mengamankan kearsipan di intansinya. Apalagi dalam merawat arsip-arsip penting.
Menurut, Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana. Pihaknya punya prosedur dalam merawat dan mengamankan arsip.
Ia pun memberikan wawasan bagaimana sistem perawatan arsip menjadi kunci utama dalam menjaga integritas dan keamanan data. “Kita dulu banyak yang menggunakan map dengan sistem pembolongan itu, nah kita akali supaya itu tidak rusak dengan menggandakan mapnya, jadi yang kita bolongin map di dalamnya saja karena kalau bolong itu rawan,” jelasnya.
“Apalagi arsip-arsip rentan seperti SK dan lainnya, apalagi untuk kenaikan pangkat itu kan arsipnya enggak boleh rusak,” tambahnya.
Strategi ini menunjukkan kreativitas dalam menjaga kondisi fisik arsip, khususnya dokumen yang rentan terhadap kerusakan.
Dengan menggandakan map dan membatasi lubang bolongan pada dokumen yang lebih rentan, Dinas Pertanian PPU meminimalisir risiko kerusakan yang dapat terjadi selama proses perawatan arsip.
“Biasanya sekarang arsip untuk kepegawaian kita juga akan dipindai secara elektronik kemudian kita simpan dalam komputer. Jadi kalau BKPSDM meminta berkas itu tinggal kita printkan,” jelasnya.
Ia menjelaskan, penggunaan teknologi, seperti pemindaian elektronik, menjadi langkah proaktif dalam menghadapi tuntutan perawatan arsip yang lebih modern.
Dinas Pertanian PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, tetapi juga memberikan respons yang cepat terhadap permintaan dari instansi terkait. “Jadi untuk kita antisipasinya perawatannya begitu saja, jangan sampai rusak,” tambah Andi Rina Febriana.
Jadi, antisipasi dan perawatan yang cermat menjadi inti dari strategi Dinas Pertanian PPU. Dari menyadari kompleksitas arsip, terutama yang memiliki lampiran, langkah-langkah ini diarahkan untuk memastikan bahwa setiap dokumen tetap utuh dan dapat diakses dengan mudah. Bisa diterapkan dalam instansi lainya di PPU. (adv/kf/red)
BACA JUGA
KREDIT
